Digitalisierung in der ApothekeOffizin vs. Backoffice

Illustration: Frau bedient Körpergroßen Smartphone

Obwohl die Digitalisierung in der Apotheke schon weit vorangeschritten ist, bleibt sie ausbaufähig. Vor allem, da sie viele Möglichkeiten bietet, die Kunden auch einfordern. Aber nicht nur im Kundenkontakt, sondern auch im Backoffice gibt es enorme Potenziale. Wir verraten Ihnen, welche das sind und welche Folgen sie mit sich bringen.



Möglichkeiten der Digitalisierung im Überblick


In der Offizin geht es in erster Linie darum, die Potenziale der Digitalisierung für ein verbessertes Kundenerlebnis zu nutzen.

Folgende Möglichkeiten kommen dafür in Frage:

  • Click & Collect-Systeme
  • Social Media und digitale Apps
  • SEO-optimierte Homepages
  • Virtuelle Sichtwahl
  • Online-Werbung
  • Digitale POS Programme & Digital Signage-Konzepte


Bei der Digitalisierung im Backoffice geht es darum, die Effizienz zu steigern und somit Zeit, Kosten und Aufwand einzusparen.

Folgende Prozesse kommen dafür in Frage:

  • Intelligentes Rezeptmanagement
  • Warenwirtschaft und Lagerung
  • e-Rezept und Telematikinfrastruktur
  • Elektronische Dokumentenmanagement-Systeme


Offizin: Digitalisierung im Kundenkontakt

Die Digitalisierung kann den Kundendialog bis in seine Lebensbereiche hin¬ein verlängern und ihn da abholen, wo er sich als erstes informiert: im Internet. So lässt sich nicht nur die Reichweite einer Apotheke erhöhen, sondern im besten Fall werden auch neue Geschäftsfelder erschlossen.

Ein Beispiel sind Click & Collect-Systeme: Der Kunde sucht sich bereits im Internet seine Ware aus, bestellt und holt sie selbst an einem speziellen Schalter ohne Wartezeit ab. Die elektronische Übermittlung eines Rezeptes im Voraus oder sogar des Rezeptes selbst durch den Arzt ermöglicht es dem Apotheker, das Medikament rechtzeitig zu bestellen.

In Verbindung mit Social Media, Apps und einer SEO-optimierten Homepage lässt sich zudem die Kundenbindung erhöhen: Mit deutlich mehr Reichweite können Apotheker auf besondere Aktionen und Angebote aufmerksam machen. Und Apps, die zum Vorbestellen genutzt werden, existieren bereits. Und nicht zuletzt bietet auch regionale Online-Werbung die Möglichkeit, die Sichtbarkeit im eigenen Einzugsbereich zu steigern.



Virtuelle Sichtwahl für mehr Effizienz


Das ist längst nicht alles: Als digital vernetzte Erlebniswelt kann die Apotheke der Zukunft noch deutlich mehr leisten. Stichwort: Sichtwahl, die ein äußerst wichtiges ökonomisches Element in jedem Verkaufsraum ist. Und wer sie ständig mit Produkten bestücken und pflegen muss, weiß um den Aufwand, der dafür nötig ist. Mit einer virtuellen Sichtwahl lässt sich hingegen die Attraktivität des Sortiments steigern und der Verkaufsprozess deutlich effizienter gestalten.

Auch andere Touchpoints lassen sich digitalisieren: So bieten Digitale POS Programme und Digital Signage-Konzepte die Möglichkeit, Kunden über aktuelle Service- und Produktangebote zu informieren wie auch Impulskäufe zu generieren. Und das über die vier wichtigen Touchpoints Schaufenster, Offizin, Freiwahl und HV-Bereich hinweg.


Für Apotheker bedeutet das:

  • Keine arbeitsaufwändige Entsorgung von Pappmaterialien mehr,
  • eine schnelle Umstellung der Werbung auf aktuelle Ereignisse und
  • detaillierte Erfolgsauswertungen

Für Kunden bedeutet das vor allem eines: mehr Komfort. Denn die Möglichkeiten, sich digital zu informieren und beraten zu lassen, sind längst im Alltag angekommen. Und nur der stationäre Händler, der seine Leistungen sinnvoll um digitale Möglichkeiten erweitert, kann ein umfassendes und über das Internet und den vor Ort-Verkauf hinausgehendes Erlebnis bieten. Wichtig bei aller Digitalisierung ist, dass das eigene Team und die persönliche Beratung stets die Hauptdarsteller bleiben.

Wenn Sie jetzt wissen möchten, wie hoch der Aufwand für die verschiedenen Tools ist, so lässt der sich nicht einfach pauschalisieren. Wie so oft, kommt es auf die individuellen Anforderungen an. Lassen Sie sich beraten: Auf Apotheken spezialisierte Innenarchitekten können Ihnen helfen, die Antworten auf die wichtigsten Fragen zu finden.



Backoffice: Digitalisierung der Prozesskette


Die Automatisierung der gesamten Prozesskette ist in vielen Apotheken schon Alltag ¬– von der Auftragsannahme über die Auftragsverarbeitung bis zur Auslieferung bzw. zur automatischen Bestellauslösung beim Großhandel, wenn Medikamente nicht mehr vorrätig sind. Und spätestens, wenn das e-Rezept und die dafür nötige Telematikinfrastruktur flächendeckend Einzug gehalten haben, wird ein volldigitaler Prozess möglich sein.

Aber fangen wir bei einzelnen Backoffice-Prozessen an: Eine digitale Warenwirtschaft kann hier „mitdenken“, bei Unterschreitung eines vorgegebenen Bestandes eine automatische Bestellung auslösen und die Ware später einlagern. Das Bestellvolumen wird dabei selbstständig angepasst und Schnittstellen sorgen dafür, dass Tools für die Kundenberatung, Medikamentationspläne und das Medikationsmanagement direkt mit angebunden sind.



Intelligentes und elektronisches Rezeptmanagement


Durch Rezeptscanner lässt sich auch das Rezeptmanagement digitalisieren. Mit dem Vorteil, dabei nicht nur viele Formfehler auszumerzen, sondern eine lückenlose Dokumentation möglich zu machen. So werden Rezepte in Sekundenschnelle gescannt, automatisch erkannt, erfasst und nach der ersten Prüfung abgelegt.

Wobei diese Prozedur mit dem kommenden e-Rezept ohnehin nicht mehr nötig sein wird: Das digitale Pendant zur klassischen Verschreibung von Arznei- und Heilmitteln wird dem Empfänger einfach und sicher per E-Mail, SMS oder eine speziell entwickelte App übermittelt. Einlösen kann er es dann, wo er will. Die Apotheke holt sich die dafür notwendigen Daten von einem zentralen Server ab, die Verordnung wird entschlüsselt und der Patient erhält sein verschriebenes Medikament.

Technische Voraussetzung hierfür ist die Telematikinfrastruktur (TI), die alle Beteiligten für den sicheren Datenaustausch vernetzen und die Digitalisierung des Gesundheitswesens weiter vorantreiben soll. Die Möglichkeiten gehen dabei weit über die digitale Rezeptvermittlung hinaus: Indem Kunden eine digitale Identität (natürlich Datenschutz-konform nach DSGVO) erhalten, wird die Kommunikation aller Beteiligten und der Austausch wichtiger Therapie- und Behandlungsoptionen, von Medikamentationsplänen und Patientenakten zum digitalen Kinderspiel.



Das große Ziel: die papierlose Apotheke


Wenn immer mehr Prozesse in der Offizin wie auch im Backoffice digitalisiert werden, ist die papierlose Apotheke die logische Konsequenz. Und auch für das Papier, das von außen kommt, gibt es längst Lösungen: Digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sorgen dafür, dass man Lieferscheine, Rechnungen, Quittungen, Dokumentationsbögen und anderes aufzubewahrendes Schriftgut in elektronischen Ordnern speichern kann. Das kommt dann nicht nur der Effizienz, sondern durch einen stark verringerten Papierverbrauch auch der Umwelt zugute.



Wer Digitalisierung kombiniert, profitiert!


Sie merken: Während das Kundenerlebnis im Verkaufsraum durch virtuelle Sichtwahl, elektronische Touchscreens und digitale Tools verbessert werden kann, geht es im Backoffice durch eine langfristige und auch vom Gesetzgeber getriebene Transformation um effizientere Prozesse. Klar ist: Bei beiden Varianten entsteht Freiraum, der verstärkt auf den Kunden fokussiert werden kann.

Klar ist auch: Jeder Apotheker muss sich auf eine digitale Zukunft vorbereiten. Welche Prozesse automatisiert, welche digitalen Medien genutzt und welche digitalen Kompetenzen dabei aufgebaut werden, muss jeder für sich selbst abwägen. Denn die Zukunft der Apotheke ist digital und nur wer sich ihr öffnet, wird neue Potenziale erschließen können.